Qu'est-ce qui fait une bonne demande de propositions ?

Depuis que je travaille chez Made, je fais partie de l'équipe qui prépare nos propositions de projets. En conséquence, j'ai vu des centaines de demandes de propositions de toutes formes, tailles et styles différents. Certains sont des exigences formelles de cinquante pages. D'autres sont trois paragraphes dans un courriel. D'autres sont le fruit d'une conversation autour d'un café lors d'une conférence.

Voici ce que nous avons appris : Le format importe beaucoup moins que le contenu. Les meilleurs appels d'offres nous aident à comprendre ce que vous essayez d'accomplir et pourquoi. Ils nous donnent suffisamment d'informations sur votre équipe, votre organisation et vos objectifs pour nous aider à répondre de manière pertinente à votre situation particulière, au lieu de nous renvoyer une proposition générique qui pourrait s'adresser à n'importe qui.

Si vous sollicitez des propositions pour un nouveau projet web, du point de vue de notre agence, voici quelques remarques sur ce qui est réellement utile.

Dites-nous pourquoi

La chose la plus importante que vous puissiez partager est le contexte organisationnel qui sous-tend le projet. Pourquoi ce travail, pourquoi maintenant ? Quel problème résolvez-vous, quelle opportunité poursuivez-vous ? Comment ce projet s'inscrit-il dans votre stratégie générale ?

Votre site actuel est peut-être construit sur une plateforme qui est en train d'être abandonnée. Peut-être que votre public a changé et que votre présence numérique n'a pas suivi. Peut-être lancez-vous une nouvelle initiative qui nécessite des capacités que vous n'avez pas. Peut-être la direction a-t-elle enfin accepté de financer un travail nécessaire depuis des années.

Quoi qu'il en soit, dites-le nous. Comprendre votre pourquoi nous aide à réfléchir aux solutions les mieux adaptées à votre situation particulière, et à ce que signifie la réussite au-delà des détails des exigences et des livrables techniques.

Ne vous souciez pas de la rendre formelle ou fantaisiste

Nous avons répondu à des appels d'offres qui ressemblaient à des contrats juridiques, à des appels d'offres qui étaient littéralement les pensées éparses de quelqu'un exprimées à haute voix lors d'un appel téléphonique, et à peu près tout ce qui se trouve entre les deux. Les appels d'offres formels ne sont pas meilleurs.

Un appel d'offres rédigé dans la langue des personnes de votre organisation qui travailleront sur le projet - les personnes qui sont tenues de le réaliser et qui vivront le plus directement avec les résultats - est toujours plus utile qu'un appel d'offres rédigé dans le langage d'un consultant ou dans une langue d'entreprise impressionnante.

Nous voulons entendre ce que vous avez à dire, et non pas ce que vous pensez qu'un appel d'offres est censé être. Dites-nous ce dont vous avez besoin de la manière dont vous l'expliqueriez à un collègue. Cette clarté vaut plus que le polissage (et elle devrait aussi être plus facile à rédiger).

Aidez-nous à comprendre le fonctionnement de votre entreprise

Pour que nous puissions évaluer le travail de manière significative, nous devons comprendre ce que votre présence numérique doit réellement faire. En particulier si vous vendez des billets ou recueillez des dons par l'intermédiaire d'un outil comme Tessitura, nous devons connaître l'empreinte de ce que vous nous demandez de construire et la manière dont cela s'inscrit dans vos objectifs et vos systèmes.

Quels produits vendez-vous ? Billets à l'unité, abonnements, adhésions, dons ? Proposez-vous des échanges ou des remboursements ? (À tout le monde ou à certaines personnes seulement ? Facturez-vous des frais ? Quelles sont les autres règles ?) L'inscription est-elle soumise à un délai ? Des dons récurrents ? Avantages des membres que les gens devraient pouvoir consulter ou échanger sur le site web ? Lesquelles de ces fonctionnalités existent dans votre système actuel, et lesquelles sont nouvelles ou souhaitées ?

Si vous travaillez avec des plateformes ou des systèmes spécifiques qui seront connectés au nouveau site, parlez-en. Si vous avez des contraintes ou des exigences particulières, faites-nous en part dès le départ. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, dites-le nous. Plus nous comprendrons votre réalité opérationnelle avant de commencer, plus notre proposition sera utile.

Nous commençons toujours les grands projets par une période de découverte intensive, et nous aurons alors beaucoup de temps pour approfondir tous les détails. Mais même une compréhension de haut niveau dès le début nous aide à vous donner des réponses significatives et précises sur l'étendue, le coût et le calendrier.

Parlez-nous de votre équipe et des parties prenantes

Qui pilotera ce projet à vos côtés ? Disposez-vous d'un concepteur ou d'un développeur web en interne ? Un administrateur du système de billetterie qui connaît parfaitement votre public et vos données ? Un spécialiste du marketing numérique qui assurera la maintenance du site à long terme ?

Notre objectif est toujours de fournir un travail qui soit construit pour durer, et un facteur important pour cela est de s'assurer que le système est architecturé en fonction des ressources de l'organisation pour laquelle nous le construisons. Nous pouvons proposer quelque chose de très différent à une organisation qui dispose d'experts en bases de données en interne et à une organisation dont l'équipe est moins nombreuse. Il ne s'agit ni d'une meilleure ni d'une pire solution, mais de situations différentes qui requièrent des approches différentes.

Par ailleurs, nous aimerions connaître la situation des parties prenantes au sens large. Qui doit approuver ce travail ? Quels sont les avis qui comptent ? Comment les décisions sont-elles généralement prises ? Quelles ont été les difficultés rencontrées dans des projets de ce type par le passé ?

Il ne s'agit pas de politique organisationnelle (même si nous aimerions savoir s'il existe des réalités politiques qui affecteront le projet). Il s'agit de comprendre comment nous allons travailler ensemble et ce que vous attendez de nous pour que ce projet soit couronné de succès.

Partagez ce que vous savez sur le budget, même si c'est incomplet

Je sais que cette question peut sembler délicate. Peut-être ne connaissez-vous pas encore votre budget parce que vous avez besoin de notre proposition pour présenter un dossier à votre conseil d'administration. Vous craignez peut-être que si vous donnez un chiffre trop élevé, vous finirez par payer plus que nécessaire. Ou bien, si le chiffre est trop bas, vous vous priverez de propositions qui valent la peine d'être financées davantage.

Mais voilà : il n'y a pas une seule bonne façon de construire un site web. Il peut y avoir des dizaines d'approches valables pour répondre à presque toutes les exigences, chacune avec des compromis différents en termes de coût, de délai, de complexité, de maintenance à long terme et d'expérience client. Sans connaître vos attentes en matière de budget, nous ne pouvons que deviner ce qui convient à votre situation.

Même des informations partielles sont utiles. L'une des meilleures informations budgétaires que j'ai vues dans un appel d'offres disait à peu près ceci : 

Par souci de transparence, nous avons réservé 25 000 dollars pour ce travail dans le budget de cette année. Nous sommes conscients que les solutions adéquates peuvent coûter beaucoup plus cher et que nous pourrions avoir besoin d'un financement supplémentaire. Nous accueillons favorablement les propositions qui répondent efficacement à nos besoins, même si elles nécessitent un investissement plus important que ce que nous avons actuellement budgété.

Le travail qu'ils décrivaient aurait pu coûter plusieurs fois ce budget. Cette clarté nous a permis de réagir en proposant plusieurs options, dont une version entièrement réalisée de ce qu'ils décrivaient et une version allégée qui respecterait leur budget en faisant quelques compromis stratégiques.

Soyez clair sur votre calendrier

Avez-vous un délai de lancement difficile à tenir ? Dites-nous ce que c'est et pourquoi c'est difficile. Est-elle liée à l'annonce d'une saison ? Au lancement d'une campagne ? À l'expiration d'un contrat ? Comprendre ce qui rend une échéance infranchissable nous aide à réfléchir à l'échelonnement - à la manière dont nous pouvons séquencer les lancements pour atteindre la date critique tout en laissant suffisamment de temps aux autres parties du projet qui en ont besoin. Cela nous permet également de signaler si nous pensons que votre délai n'est pas réaliste ou sûr, afin que nous puissions planifier à l'avance et éviter les surprises.

Si votre calendrier est flexible, cela vaut également la peine de le savoir. Certains projets doivent vraiment être terminés à une date précise. D'autres ont simplement besoin d'être bien faits. Les deux sont parfaits ! Mais il s'agit de situations différentes qui influencent la manière dont nous abordons le travail.

Ce qui se passe ensuite

Les meilleurs appels d'offres ne ressemblent pas à des transactions, mais au début d'une conversation.

Nous lirons ce que vous nous envoyez, nous aurons probablement des questions à poser et nous élaborerons une proposition qui exposera la manière dont nous pourrions suggérer d'aborder vos besoins tels que nous les comprenons. Si nous voyons plusieurs solutions viables, nous les exposerons et donnerons des indications sur la manière dont nous pourrions suggérer de prendre la décision. Et si, pour une raison ou une autre, nous pensons que nous ne sommes pas la bonne personne, nous vous le dirons également et nous serons heureux de partager nos réflexions, nos recommandations et nos autres suggestions.

Nous voulons faire un travail qui vous aide réellement. Un appel d'offres qui nous aide à comprendre votre situation est la meilleure façon de commencer.