¿En qué consiste una buena solicitud de propuestas?

Durante la mayor parte de mi tiempo en Made, he formado parte del equipo que trabaja en la preparación de nuestras propuestas de proyectos. Como resultado, he visto cientos de solicitudes de propuestas de todas las formas, tamaños y estilos. Algunas son cincuenta páginas de requisitos formales. Otras son tres párrafos en un correo electrónico. Algunas son una conversación que mantenemos tomando un café en una conferencia.

Esto es lo que hemos aprendido: El formato importa mucho menos que el contenido. Las mejores solicitudes de propuestas nos ayudan a entender qué quiere conseguir y por qué. Nos dan suficiente contexto sobre su equipo, su organización y sus objetivos para ayudarnos a responder de forma significativa a su situación particular, en lugar de enviarle una propuesta genérica que podría ser para cualquiera.

Si estás solicitando propuestas para un nuevo proyecto web, desde la perspectiva de nuestra agencia, aquí tienes algunas notas sobre lo que realmente ayuda.

Díganos por qué

Lo más importante que puedes compartir es el contexto organizativo que hay detrás del proyecto. ¿Por qué este trabajo, por qué ahora? ¿Qué problema está resolviendo, qué oportunidad persigue? ¿Cómo encaja este proyecto en su estrategia general?

Puede que su sitio actual esté construido sobre una plataforma que va a dejar de fabricarse. Puede que su audiencia haya cambiado y su presencia digital no haya seguido el ritmo. Puede que esté lanzando una nueva iniciativa que requiera unas capacidades de las que no dispone. Puede que la dirección haya accedido por fin a financiar un trabajo necesario desde hace años.

Sea lo que sea, díganoslo. Entender su porqué nos ayuda a pensar en las soluciones adecuadas para su situación particular, y en cómo se ve el éxito más allá de las minucias de los requisitos y los entregables técnicos.

No te preocupes por hacerlo formal o elegante.

Hemos respondido a RFP que parecían contratos legales, RFP que eran literalmente los pensamientos dispersos de alguien en una llamada telefónica, y todo lo demás. Las formales no son mejores.

Una solicitud de propuestas redactada con la voz de las personas de su organización que trabajarán en el proyecto -las que tienen la responsabilidad de que se lleve a cabo y las que vivirán más directamente con los resultados- siempre es más útil que algo que se ha procesado a través de la jerga de un consultor o redactado para que suene impresionantemente corporativo.

Queremos escucharle a usted, no a lo que cree que debe ser una solicitud de propuestas. Díganos lo que necesita tal y como se lo explicaría a un colega. Esa claridad vale más que el pulido (y también debería ser más fácil de escribir).

Ayúdenos a entender cómo funciona su empresa

Para que el alcance de nuestro trabajo sea significativo, tenemos que entender lo que su presencia digital realmente necesita hacer. Sobre todo si vendes entradas o aceptas donaciones a través de un sistema como Tessitura, necesitamos conocer el alcance de lo que nos pides que construyamos y cómo encaja en tus objetivos y sistemas.

¿Qué productos vende? ¿Entradas sueltas, abonos, afiliaciones, donativos? ¿Ofrecen cambios o devoluciones? (¿A todo el mundo o sólo a algunas personas? ¿Cobra alguna comisión? ¿Cuáles son las demás normas?) ¿Entradas por tiempo? ¿Donaciones periódicas? ¿Beneficios de afiliación que la gente debería poder ver o canjear a través del sitio web? ¿Cuáles de estas posibilidades existen en su sistema actual y cuáles son nuevas o son una aspiración?

Si trabajas con plataformas o sistemas específicos que se conectarán al nuevo sitio, cuéntanoslo. Si tienes limitaciones o requisitos concretos, dínoslos desde el principio. Si no está seguro de algo, díganoslo. Cuanto mejor conozcamos su realidad operativa antes de empezar, más útil será nuestra propuesta.

Siempre empezamos los grandes proyectos con un intenso periodo de descubrimiento, y entonces tendremos mucho tiempo para profundizar en todos los detalles. Pero incluso un conocimiento de alto nivel desde el principio nos ayuda a darle respuestas significativas y precisas sobre el alcance, el coste y el calendario.

Háblenos de su equipo y de las partes interesadas

¿Quién dirigirá este proyecto por su parte? ¿Dispone de un diseñador o desarrollador web interno? ¿Un administrador del sistema de venta de entradas que conozca a fondo su público y sus datos? ¿Una persona de marketing digital que mantendrá el sitio a largo plazo?

Nuestro objetivo es siempre ofrecer un trabajo duradero, y un factor importante para ello es asegurarnos de que la arquitectura del sistema se adapte a los recursos de la organización para la que lo construimos. Podemos proponer algo muy distinto a una organización con expertos internos en bases de datos que a otra con un equipo más reducido. Ninguna de las dos cosas es mejor o peor, simplemente son situaciones diferentes que exigen enfoques distintos.

También nos gustaría conocer el panorama general de las partes interesadas. ¿Quién tiene que aprobar este trabajo? ¿Qué opiniones son importantes? ¿Cómo suelen tomarse las decisiones? ¿Qué dificultades han planteado este tipo de proyectos en el pasado?

No se trata de política organizativa (aunque si hay realidades políticas que afecten al proyecto, nos gustaría saberlo). Se trata de entender cómo vamos a trabajar juntos y qué necesitas de nosotros para que todo salga bien.

Comparte lo que sabes sobre el presupuesto, aunque sea incompleto

Sé que esto puede resultar complicado. Puede que aún no conozca su presupuesto porque necesita nuestra propuesta para presentarla a su junta directiva. Tal vez le preocupe que, si fija una cifra demasiado alta, acabe pagando más de lo necesario. O si la cifra es demasiado baja, se cerrará a propuestas por las que merezca la pena encontrar más dinero.

Pero la cuestión es la siguiente: no existe una única forma correcta de crear un sitio web. Puede haber docenas de enfoques válidos para satisfacer casi cualquier requisito, cada uno con diferentes compensaciones en cuanto a costes, plazos, complejidad, mantenimiento a largo plazo y experiencia del cliente. Sin conocer sus expectativas presupuestarias, estamos adivinando lo que tiene sentido para su situación.

Incluso la información parcial es útil. Una de las mejores informaciones presupuestarias que he visto en una RFP decía algo así: 

En aras de la transparencia, tenemos 25.000 dólares reservados para este trabajo en el presupuesto de este año. Somos conscientes de que las soluciones adecuadas pueden costar bastante más, y es posible que necesitemos conseguir financiación adicional. Agradecemos las propuestas que respondan eficazmente a nuestras necesidades, aunque requieran más inversión de la que tenemos presupuestada actualmente.

El trabajo que describían podría haber costado varias veces ese presupuesto. Esta claridad inicial nos ayudó a responder con varias opciones, entre ellas una versión completa de lo que nos estaban describiendo y una versión ligera que se ajustaría a su presupuesto haciendo algunos compromisos estratégicos.

Deje claro su calendario

¿Tiene un plazo de lanzamiento difícil? Díganos cuál es y por qué. ¿Está relacionado con el anuncio de una temporada? ¿El lanzamiento de una campaña? ¿El vencimiento de un contrato? Entender qué hace que un plazo sea inamovible nos ayuda a pensar en las fases: cómo podríamos secuenciar los lanzamientos para llegar a la fecha crítica y, al mismo tiempo, dar tiempo suficiente a las otras partes del proyecto que lo necesitan. También nos permite avisar si no creemos que el plazo sea un objetivo realista o seguro, de modo que podamos planificar con antelación y evitar sorpresas.

Si tus plazos son flexibles, también conviene saberlo. Algunos proyectos tienen que estar listos en una fecha concreta. Otros sólo necesitan estar bien hechos. Las dos cosas están bien. Pero son situaciones diferentes que afectan a la forma de enfocar el trabajo.

¿Qué sucede a continuación?

Las mejores solicitudes de propuestas no parecen transacciones, sino el inicio de una conversación.

Leeremos lo que nos envíe, probablemente tendremos preguntas y elaboraremos una propuesta que exponga cómo podríamos enfocar sus necesidades tal y como las entendemos. Si vemos que hay varias formas viables de avanzar, las expondremos y daremos alguna indicación sobre cómo sugeriríamos tomar la decisión. Y si pensamos que no somos la opción adecuada por alguna razón, también se lo diremos, y estaremos encantados de compartir nuestras ideas, recomendaciones y sugerencias alternativas.

Queremos hacer un trabajo que realmente le ayude. Una RFP que nos ayude a entender su situación es la mejor manera de empezar.