Was macht eine gute RFP aus?

Während der meisten Zeit, die ich bei Made arbeite, gehöre ich zu dem Team, das unsere Projektvorschläge ausarbeitet. Infolgedessen habe ich Hunderte von Anfragen nach Vorschlägen in allen möglichen Formen, Größen und Stilen gesehen. Manche umfassen fünfzig Seiten formeller Anforderungen. Andere bestehen aus drei Absätzen in einer E-Mail. Manche sind ein Gespräch, das wir auf einer Konferenz bei einem Kaffee führen.

Wir haben Folgendes gelernt: Das Format ist viel weniger wichtig als der Inhalt. Die besten Ausschreibungen helfen uns zu verstehen, was Sie zu erreichen versuchen und warum. Sie geben uns genügend Kontext über Ihr Team, Ihre Organisation und Ihre Ziele, damit wir sinnvoll auf Ihre spezielle Situation eingehen können, anstatt ein allgemeines Angebot zurückzuschicken, das für jeden sein könnte.

Wenn Sie Angebote für ein neues Webprojekt einholen, finden Sie hier aus der Sicht unserer Agentur einige Hinweise darauf, was wirklich hilfreich ist.

Sagen Sie uns Ihr Warum

Das Wichtigste, was Sie mitteilen können, ist der organisatorische Kontext des Projekts. Warum diese Arbeit, warum jetzt? Welches Problem lösen Sie, welche Chance verfolgen Sie? Wie fügt sich dieses Projekt in Ihre breitere Strategie ein?

Vielleicht basiert Ihre aktuelle Website auf einer Plattform, die nicht mehr weiterentwickelt wird. Vielleicht hat sich Ihr Publikum verlagert und Ihre digitale Präsenz hat nicht mehr Schritt gehalten. Vielleicht starten Sie eine neue Initiative, die Fähigkeiten erfordert, die Sie nicht haben. Vielleicht hat die Leitung endlich zugestimmt, Arbeiten zu finanzieren, die schon seit Jahren notwendig sind.

Was auch immer es ist, sagen Sie es uns. Wenn wir Ihr Warum verstehen, können wir die richtigen Lösungen für Ihre spezielle Situation finden und wissen, wie Erfolg aussieht, der über die Minutien der Anforderungen und technischen Ergebnisse hinausgeht.

Machen Sie sich keine Sorgen, dass es formell oder schick wird.

Wir haben auf Ausschreibungen geantwortet, die sich wie juristische Verträge lesen, auf Ausschreibungen, die buchstäblich die verstreuten Gedanken von jemandem waren, die er bei einem Telefonat laut ausgesprochen hat, und auf so ziemlich alles dazwischen. Die formellen Angebote sind nicht besser.

Eine Ausschreibung, die in der Sprache der Mitarbeiter Ihres Unternehmens verfasst ist, die tatsächlich an dem Projekt arbeiten werden - also derer, die für die Durchführung verantwortlich sind und die am unmittelbarsten mit den Ergebnissen leben werden - ist immer nützlicher als etwas, das in der Sprache von Beratern verfasst wurde oder das so geschrieben wurde, dass es beeindruckend nach Unternehmen klingt.

Wir wollen von Ihnen hören, nicht von dem, was Sie denken, wie eine Ausschreibung klingen sollte. Sagen Sie uns, was Sie brauchen, so wie Sie es einem Kollegen erklären würden. Diese Klarheit ist mehr wert als der letzte Schliff (und es sollte auch einfacher zu schreiben sein).

Helfen Sie uns zu verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert

Damit wir unsere Arbeit sinnvoll einteilen können, müssen wir verstehen, was Ihre digitale Präsenz tatsächlich leisten muss. Vor allem, wenn Sie Tickets verkaufen oder Spenden über etwas wie Tessitura entgegennehmen, müssen wir wissen, was Sie von uns erwarten und wie es in Ihre Ziele und Systeme passt.

Welche Produkte verkaufen Sie? Einzelne Tickets, Abonnements, Mitgliedschaften, Spenden? Bieten Sie Umtausch oder Rückerstattung an? (Für alle, oder nur für bestimmte Personen? Erheben Sie eine Gebühr? Wie lauten die anderen Regeln?) Zeitabhängiger Eintritt? Wiederkehrende Spenden? Mitgliedschaftsvorteile, die über die Website eingesehen oder eingelöst werden können sollen? Welche dieser Möglichkeiten gibt es in Ihrem derzeitigen System, und welche sind neu oder anzustreben?

Wenn Sie mit bestimmten Plattformen oder Systemen arbeiten, die mit der neuen Website verbunden werden sollen, teilen Sie uns diese mit. Wenn Sie besondere Einschränkungen oder Anforderungen haben, teilen Sie uns diese im Voraus mit. Wenn Sie sich bei etwas unsicher sind, sagen Sie es uns. Je mehr wir über Ihre betriebliche Realität wissen, bevor wir beginnen, desto nützlicher wird unser Vorschlag sein.

Wir beginnen Großprojekte immer mit einer intensiven Erkundungsphase, und dann haben wir viel Zeit, um uns mit allen Details zu befassen. Aber selbst ein frühzeitiges Verständnis hilft uns, Ihnen aussagekräftige und genaue Antworten zu Umfang, Kosten und Zeitplan zu geben.

Erzählen Sie uns etwas über Ihr Team und Ihre Interessengruppen

Wer wird dieses Projekt auf Ihrer Seite vorantreiben? Haben Sie einen internen Webdesigner oder Entwickler? Einen Administrator für das Ticketingsystem, der Ihr Publikum und Ihre Daten in- und auswendig kennt? Eine Person für digitales Marketing, die die Website langfristig betreuen wird?

Unser Ziel ist es immer, eine langlebige Arbeit abzuliefern, und ein wichtiger Faktor dabei ist, dass wir sicherstellen, dass das System auf die Ressourcen der Organisation zugeschnitten ist, für die wir es entwickeln. Für eine Organisation mit internen Datenbankexperten schlagen wir vielleicht etwas ganz anderes vor als für eine Organisation mit einem schlankeren Team. Weder das eine noch das andere ist besser oder schlechter - es sind einfach unterschiedliche Situationen, die unterschiedliche Ansätze erfordern.

Außerdem würden wir gerne wissen, wie es um die Interessengruppen im Allgemeinen bestellt ist. Wer muss diese Arbeit genehmigen? Wessen Meinung ist wichtig? Wie werden Entscheidungen normalerweise getroffen? Welche Schwierigkeiten gab es in der Vergangenheit bei Projekten wie diesem?

Hier geht es nicht um Organisationspolitik (auch wenn wir gerne wüssten, ob es politische Gegebenheiten gibt, die das Projekt beeinflussen werden). Es geht darum zu verstehen, wie wir tatsächlich zusammenarbeiten werden und was Sie von uns brauchen, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Teilen Sie uns mit, was Sie über den Haushalt wissen, auch wenn es unvollständig ist

Ich weiß, dass dies schwierig sein kann. Vielleicht kennen Sie Ihr Budget noch nicht, weil Sie unseren Vorschlag brauchen, um Ihren Vorstand zu überzeugen. Vielleicht machen Sie sich Sorgen, dass Sie bei einer zu hohen Zahl am Ende mehr bezahlen müssen als nötig. Oder wenn Sie eine zu niedrige Zahl nennen, schließen Sie sich selbst von Vorschlägen aus, für die es sich lohnt, mehr Geld zu finden.

Aber die Sache ist die: Es gibt nicht den einen richtigen Weg, eine Website zu erstellen. Es kann Dutzende von Ansätzen geben, um fast jede Anforderung zu erfüllen, jeder mit unterschiedlichen Kompromissen in Bezug auf Kosten, Zeitrahmen, Komplexität, langfristige Wartung und Kundenerfahrung. Ohne Ihre Budgeterwartungen zu kennen, können wir nur raten, was für Ihre Situation sinnvoll ist.

Auch Teilinformationen sind nützlich. Eine der besten Budgetangaben, die ich in einer Ausschreibung gesehen habe, lautete etwa so: 

Aus Gründen der Transparenz haben wir im diesjährigen Haushalt 25.000 $ für diese Arbeit vorgesehen. Wir sind uns bewusst, dass gut geeignete Lösungen erheblich mehr kosten können und wir möglicherweise zusätzliche Mittel beschaffen müssen. Wir freuen uns über Vorschläge, die unsere Bedürfnisse effizient erfüllen, auch wenn sie mehr Investitionen erfordern, als wir derzeit im Haushalt vorgesehen haben.

Die Arbeit, die sie beschrieben, hätte durchaus ein Vielfaches dieses Budgets kosten können. Diese Klarheit im Vorfeld half uns, so zu reagieren, dass wir einige Optionen aufzeigen konnten, darunter eine vollständig realisierte Version dessen, was sie beschrieben hatten, und eine abgespeckte Version, die ihr Budget einhalten würde, indem sie einige strategische Kompromisse einging.

Seien Sie sich über Ihren Zeitplan im Klaren

Haben Sie eine schwierige Einführungsfrist? Sagen Sie uns, worum es sich handelt und warum sie so streng ist. Ist sie an die Ankündigung einer Saison gebunden? Einem Kampagnenstart? Einem auslaufenden Vertrag? Wenn wir wissen, was einen Termin unumstößlich macht, können wir uns Gedanken darüber machen, wie wir den Start in eine bestimmte Reihenfolge bringen können, um das kritische Datum zu erreichen und gleichzeitig genügend Zeit für andere Teile des Projekts zu haben, die es brauchen. Außerdem können wir Ihnen mitteilen, wenn wir Ihren Termin nicht für realistisch oder sicher halten, damit wir vorausplanen und Überraschungen vermeiden können.

Wenn Ihr Zeitplan flexibel ist, ist auch das wichtig zu wissen. Manche Projekte müssen wirklich bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein. Andere müssen einfach gut gemacht werden. Beides ist gut! Aber es sind unterschiedliche Situationen, die sich darauf auswirken, wie wir die Arbeit angehen.

Wie geht es weiter?

Die besten Ausschreibungen fühlen sich nicht wie Transaktionen an, sondern wie der Beginn eines Gesprächs.

Wir lesen, was Sie uns schicken, haben wahrscheinlich Fragen und stellen einen Vorschlag zusammen, wie wir Ihre Bedürfnisse, so wie wir sie verstehen, angehen könnten. Wenn wir mehrere gangbare Wege sehen, legen wir diese dar und geben Hinweise darauf, wie wir Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können. Und wenn wir der Meinung sind, dass wir aus irgendeinem Grund nicht der richtige Partner sind, sagen wir Ihnen das auch und teilen Ihnen gerne unsere Gedanken, Empfehlungen und Alternativvorschläge mit.

Wir wollen eine Arbeit leisten, die Ihnen wirklich hilft. Eine Ausschreibung, die uns hilft, Ihre Situation zu verstehen, ist der beste Weg, damit zu beginnen.